コラム
デザインが捗る！クリエイティブ管理ツールで制作を効率化しよう
クリエイティブ管理ツールを導入することで、同時進行の業務で煩雑になりがちなタスク管理などを簡単に見やすくストレスなく管理し、スピーディーなレビューを行うことができるのです。
クリエイティブ管理の問題点
クリエイティブのプロジェクトでは、社内でも各部署とコミュニケーションをとりながら制作を進めていきます。同時に複数案件が進行することも珍しく無く、状況の把握と情報管理が最大の課題となります。
よくあるクリエイティブプロジェクトの問題点
進行管理の問題点
- 進行管理のために利用しているツールが多すぎて情報が散らばってしまう
- メールで進捗を追うのが大変
- デザイナーや外部の制作会社との間で、言った言わないが発生する
- 本当に必要なファイルや情報が、メールやチャットに埋もれて見つからない
- レビューのための資料作りに時間を取られ、進行が遅れてしまう
- 最新のバージョンがわからず、進行が遅れる
- 全体の状況が見えないため、進捗がわかりにくい
資産管理の問題点
- 素材や過去のクリエイティブの保存場所が定まらない
- ナレッジをためることができず、同じ手間を繰り返している
- 担当者の急な休みや退職の際、すぐに引き継ぎができるようなデータがまとまっていない
- 案件ごとの情報やファイルがきちんとまとまっていない
これらの問題点を抱えたままプロジェクトを進めてしまうと、どこかで大きな問題を引き起こしてしまう恐れがあります。また、後からプロジェクトに参加したメンバーに十分な情報共有ができず、状況を把握することができなくなる可能性もあります。
クリエイティブに管理ツールなんてあるの？
結論からいうと有ります。
一般のプロジェクト管理ツールと呼ばれるスケジュール管理やタスク管理の機能に加えて、クリエイティブのプロジェクトならではの課題を解消するための機能を持ったクリエイティブに特化した管理ツールがクリエイティブ製作の現場で利用されています。
チームで行うクリエイティブ制作にとって必要なさまざまな要素に対応し、現場のディレクターやデザイナーの業務を効率化する機能が盛り込まれています。クリエイティブのプロジェクトでは、大量のクリエイティブ制作が同時に発生したり、早いサイクルで進められることも多く有ります。
そんな中では
- 急な仕様変更に対応する
- 作業の優先度が一目でわかる
- チームメンバーの状況の情報共有がきちんとされている
といったことが求められます。
クリエイティブ管理ツールではそれらを実現し、情報整理をわかりやすく行い円滑かつ効率的に業務を行うことができるため、「抜け」「漏れ」を防ぎスムーズに制作を行うという目的が達成できます。結果的に、コストの削減や働き方の改善までを実現することが可能になるのです。
クリエイティブ管理ツールでできる事
クリエイティブ管理ツールでできることをざっとご紹介します。
レビュー・校正を効率的に行うことができる
いいデザインは、いいレビューから。制作の要である、レビューや修正のやり取りに関する校正業務を効率化することができます。
これまで、スクリーンショットやパワーポイントへの書き込みなど、面倒な資料作りに時間を取られていた修正の指示を、ツール内で効率的に行うことができます。これにより正確なニュアンスも伝えることができ、何度もデザイン修正が繰り返されることを防ぐことができます。
めんどうなパワーポイントの資料作りも必要なくなり、直感的かつスピーディーにレビューを行うことで、プロジェクト全体の遅れも防ぐことができますね。
クリエイターが制作に集中できるようになる
クリエイティブ管理ツールを利用することで、クリエイティブに関わるメールやチャット・データのアップ場所などがすべて１つのツールの中にまとめることができます。これまでは分散していた膨大な量の情報を一元化することで、最新の情報を素早く確認することができます。
最新情報をチャットやメールの中から探して、そこから作業をして・・・というムダな時間を減らすことができるため、ストレスなく制作に集中することができます。
クリエイティブのバージョン管理ができる
クリエイティブの初稿から最新稿を見える化し、バージョン違いによるミスを防ぐことができます。
1つのプロジェクトの中でも、制作フェーズや進捗により複数バージョンのクリエイティブが存在します。以前とどこが変更になったのか、修正指示の結果はどうなったのか、といったチェックが効率できにできる仕組みになっています。
大切なクリエイティブや素材の管理
今までのプロジェクトの素材やクリエイティブをツール内で保管することができ、素早く過去のデータから探し出すことができます。大量のデザインデータは、量もデータサイズも膨大で保管場所や取り扱いの難しいものです。
それらを一元管理できるため、必要に応じて素早く扱うことが可能になります。クリエイティブを会社の資産としてきちんと活用することで、今後のクリエイティブにつなげることができますね。
各デバイス対応なので外出先でも対応できる
PCが手元にない場合でもスマホで確認ができるため、場所やデバイスに縛られることなくスピーディーな対応が可能になります。ファイルをメールに添付するようなこともしなくて良いため、外出先でメール添付画像が開けないので確認できない！なんてことも起こりません。
クリエイティブ管理ツールの問題点
便利に見えるクリエイティブ管理ツールにも多少の問題点はあります。いざ導入しようと思った際の足かせにならないように、今からチェックしておきましょう。
ツールを使いこなすことが難しい
使うことで便利になることがわかっていても、ITツールを使い慣れていない人にとっては操作方法や設定を覚えて使うことへの不安が精神的なハードルとなりがちです。つい慣れたツールに頼りたくなってしまうため、結局情報の管理が煩雑になってしまう…という悪循環になってしまいます。メンバー1人1人が管理ツールがきちんと利用できるよう、組織としてマネージメントをすることがとても大切です。
セキュリティ面の不安
管理ツールにはクラウド型とインストール型があり、クラウド型は利便性が高く社内外の情報共有がしやすくなります。しかし、管理ツール自体のセキュリティ性が高いものでも、利用するメンバーのセキュリティに関する意識とパソコンのセキュリティ環境によっては、セキュリティ性が下がる可能性もあるため要注意です。メンバーのセキュリティ面の意識を高め、本来の業務に集中できる環境を整えましょう。
コスト面
クリエイティブ管理ツールはさまざまなものがありますが、ある程度の規模と人数でそれなりの機能が必要となれば、やはりコストが必要です。ツールを業務で使いこなすための、学習に関するコストも留意しなければいけません。ツールによって費用も機能も違ってきますので、予算と機能のバランスをよく確認し、無料登録の期間を有効活用しましょう。
クリエイティブ管理ツールを紹介
それでは、クリエイティブ管理ツールのおすすめをいくつかご紹介いたします。
ツールを選ぶときには
- わかりやすさ
- 使いやすさ
- ツールの機能
- チームの規模に合っているか
- 価格形態
などを確認することをおすすめします。ご自身のチームやプロジェクトに合ったツール選びの参考にしてください。
クリエイティブ制作に特化したプロジェクト管理ツール『AdFlow（アドフロー）』
導入した企業からの評判も良く、大企業からベンチャーまで、クリエイティブ制作を行うさまざまな業種の企業を中心に導入されている人気のクリエイティブ管理ツールです。メールやチャットのやり取り、デザイン案の初稿から最新稿までのバージョン、スケジュールを一元化し、クリエイティブの制作に関わるすべてのフローを大幅に効率化します。
「ディレクター」と「デザイナー」がスムーズに制作進行することを目的としたあらゆる機能を搭載しているため、クオリティにこだわったクリエイティブ制作をスムーズに行うことができます。また完成したクリエイティブは自動でデータベース化され、高い検索性と直感的に操作できるサムネイル表示で、過去のクリエイティブ検索をスムーズに行うことができます。
AdFlowの特徴
- 案件の状況把握がしやすい
- ワンクリックで実際の広告掲載イメージが確認できる
- クリエイティブ関連のソフトがなくても確認できる
- 修正指示を正確に直感的にできる
- クリエイティブ資産管理がしやすい
メリット
バナーなどのクリエイティブ制作が多い広告代理店や制作会社や、商品サイクルの早いアパレル業界などはクリエイティブが大量に制作されます。あっという間に膨大な量になるクリエイティブを、わかりやすく管理することができるのが AdFlowです。そしてクリエイティブ制作に関わる工数を減らすことで時間の余裕も生まれ、ディレクターやデザイナーが効率よく制作をすることができます。大量のクリエイティブ制作を行う業界や、サイクルの早い業界には大きなメリットがあるツールとなります。
公式サイト
フィードバック機能が充実したクリエイティブ管理ツール『Brushup（ブラッシュアップ）』
レビューやコメントなどのフィードバック機能が充実したクリエイティブ管理ツールです。作品に直接修正指示を書き込める機能を簡単に利用でき、作品制作を効率的に進めることが可能になります。MP3など音楽ファイルは波形で表示され、一時停止した場所へのコメントが可能です。ファイル形式を問わずアップしてチェックすることができ、サムネイル など視覚的に把握しやすいツールです。
ChatworkやSlackなど、すでにお使いのツールとの連携が可能になり、ツールの学習コストを削減しつつ情報の一元化が可能。メールやチャットツールへの通知、ファイル共有サービスとのファイルの受け渡しなどをシングルサインオンに連携することで、さらに業務効率が上がります。
Brushupの特徴
- ファイル形式を問わず使用可能
- クリエイティブの管理が直感的にできる
- 外部企業と連携して仕事ができる
- 外部ツールとの連携で便利
- プロジェクトを階層化して管理できる
メリット
修正前後の画像を横並びや重ね合わせて確認ができるため、差分が一目でわかります。クリエイティブのフィードバックに集中できる環境にこだわったツールのため、デザイナーは情報整理に煩わされず制作に注力することができます。
わかりやすいプランも複数用意されているため、規模や必要な機能によって選べる自由度が高いツールでもあります。プロジェクトをグループ化し、階層化して管理できることも可能。これによって大量のクリエイティブがプロジェクトごとに管理しやすく、少人数でも効率的にクリエイティブ制作を行うことができます。
公式サイト
クリエイティブ制作に特化した制作管理ツール 『VideoWorks クラウド』
動画制作・クリエイターの派遣サービス・クリエイターとクリエイティブを制作したい企業を結ぶサービスなどを展開している会社が運営しているクリエイティブ管理ツールです。
そのため、クリエイティブ制作を効率的に行うために本当に必要なツールを備えています。関係者とのやり取りやファイル・スケジュールの管理など、クリエイティブの制作進行をする上で必要な機能がすべて詰まっています。
VideoWorks クラウドの特徴
- 安全な環境で、ファイルの共有ができる
- 安心のセキュリティ
- プロジェクトを横断して、メンバーの稼働状況がひと目でわかる
- 国内外のクリエイターに仕事依頼ができる
メリット
ツール内にアップしたファイルのシェア用URLを発行することで、パスワードと有効期限付きで関係者間に共有可能です。フォルダ単位で閲覧制御、操作履歴を保などデータを保護するためのセキュリティ面が万全。
また、運営会社のクリエイターとのマッチングサービスを利用することができるため、外部のクリエイターを無料で探して仕事を依頼することが可能です。
公式サイト
まとめ
クリエイティブ管理ツールを使ってタスクやチーム内の情報を「見える化」すると、作業の効率化が実現します。また、正確でスピーディーなレビューが可能になることで、クリエイティブのクオリティ向上にもつながります。ぜひ、ご紹介したクリエイティブ管理ツールを活用し、プロジェクトの質そのものを向上させてみませんか？
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